Asistente Administrativo - Asistente Administrativo

Descripción de la oferta

Gestión de Documentación y Archivos:
Organizar y mantener archivos físicos y digitales de documentos importantes relacionados con la administración y tesorería.
Gestionar el archivo de correspondencia interna y externa.
Elaborar, redactar y archivar informes, reportes y otros documentos administrativos de manera ordenada.

Atención al Cliente:
Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y otras formas de comunicación, canalizándolas a la Gerencia Administrativa o Tesorería cuando sea necesario.
Recibir y asistir a visitantes, clientes o proveedores, brindando la información solicitada y proporcionando una atención de calidad.

Apoyo en Tareas Administrativas:
Preparar y gestionar la agenda de reuniones de la Gerencia Administrativa y Tesorería, coordinando horarios, lugares y documentos necesarios.
Coordinar viajes y desplazamientos del personal de ambos departamentos, realizando reservas y gestionando itinerarios.
Redactar y editar documentos de correspondencia, presentaciones y comunicaciones internas.
Control de Inventarios y Compras:
Realizar pedidos de suministros de oficina y materiales necesarios para el funcionamiento diario de la empresa.
Controlar inventarios de oficina, verificando existencias y realizando seguimientos de reposición de materiales.
Gestionar relaciones con proveedores y colaborar en negociaciones para obtener los mejores precios y condiciones.

Manejo de Base de Datos y Reportes:
Ingresar y actualizar datos en sistemas informáticos o bases de datos.
Generar informes administrativos y financieros básicos para la Gerencia Administrativa y Tesorería.

Soporte en Finanzas y Contabilidad:
Colaborar en la gestión de pagos, facturación, y presupuestos en estrecha colaboración con el área de Tesorería.
Apoyar en la elaboración de informes financieros básicos, como balances o registros de pagos y cobros.

Gestión de Correspondencia:
Recibir, registrar y distribuir correspondencia interna y externa de manera eficiente.
Gestionar el envío de cartas, paquetes y otros documentos, asegurando su entrega en tiempo y forma.

Organización de Eventos o Actividades:
Coordinar la organización de eventos internos, reuniones, conferencias y otros eventos corporativos de la Gerencia Administrativa.
Gestionar las reservas de espacios y los servicios de catering, asegurando que los eventos se realicen sin contratiempos.


Mantenimiento de la Oficina:
Asegurarse de que el entorno de oficina esté ordenado, limpio y bien acondicionado.
Supervisar el mantenimiento de equipos de oficina y realizar gestiones de reparación o compra de nuevos equipos si es necesario.

Apoyo en los Procesos de Licitación:
Colaborar en la preparación y seguimiento de procesos de licitación, incluyendo la recopilación de documentos, la revisión de propuestas y la coordinación con los departamentos involucrados.
Apoyar en la elaboración de la documentación necesaria para participar en licitaciones públicas o privadas.
Realizar el seguimiento de plazos y asegurar que toda la documentación esté completa y presentada correctamente.

Gestión de Cuentas por Cobrar:
Realizar el seguimiento y gestión de las cuentas por cobrar de la empresa, asegurando que los pagos de los clientes se realicen dentro de los plazos establecidos.
Enviar recordatorios de pago a clientes y gestionar la comunicación de cobros.
Elaborar informes sobre el estado de las cuentas por cobrar y realizar conciliaciones periódicas con los registros contables.
Colaborar con el área de Tesorería para garantizar la correcta contabilización de los pagos recibidos y la actualización de saldos.

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad
• 2 años de experiencia
• Idiomas: Español
• Edad: entre 24 y 45 años
• Conocimientos: Redación, Reporte, Resolución de problemas, Servicio al cliente, Facturación, Digitalización de documentos, Administración, Microsoft Office
• Disponibilidad de viajar: Si

Hace más de 30 días

Acerca de Ergo Limited S.A. DE C.V.

ERGO LIMITED: Somos la empresa nacional #1, dedicada al diseño, fabricación e instalación de muebles de oficina y comercial. se fundó en 1995 por los señores Jorge Díaz y Tatiana Puerto Entre nuestros productos estan: 1.Sistemas de oficina modulares, bajo el concepto de oficina abierta. 2.Todo tipo de muebles auto portantes tales como escritorios, credenzas, y demás afines. 3.Salas de conferencias completas 4.Recepciones 5.Muebles Especiales 6.Muebles Comerciales 7.Displays 8.Kioscos 9.Archivo ...

ERGO LIMITED: Somos la empresa nacional #1, dedicada al diseño, fabricación e instalación de muebles de oficina y comercial. se fundó en 1995 por los señores Jorge Díaz y Tatiana Puerto Entre nuestros productos estan: 1.Sistemas de oficina modulares, bajo el concepto de oficina abierta. 2.Todo tipo de muebles auto portantes tales como escritorios, credenzas, y demás afines. 3.Salas de conferencias completas 4.Recepciones 5.Muebles Especiales 6.Muebles Comerciales 7.Displays 8.Kioscos 9.Archivo y gabinetes aéreos 10.Sillería